I. Bước 1: Tập hợp chứng từ
Bước này là bước quan trọng nhất trong việc làm lên sổ sách kế toán.
1. Chứng từ hóa đơn: Phải tuân thủ 3 nguyên tắc “Hợp pháp, hợp lý và hợp lệ”.
1.1. Hóa đơn hợp pháp:
- Hóa đơn phải được đăng ký với cơ quan thuế và được cơ quan thuế chấp nhận cho phát hành.
- Hóa đơn do cơ sở sản xuất kinh doanh tự in thì phải in theo mẫu quy định và được cơ quan thuế chấp nhận mẫu hóa đơn điện tử đó.
=> Một số rủi ro hóa đơn đầu vào khi lấy: Doanh nghiệp có giao dịch mua bán hàng hóa là có thật, hóa đơn tài chính đầy đủ và không có thanh toán qua ngân hàng nếu trường hợp hóa đơn có trị giá > 20 triệu. Những Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hàng hóa nhưng hàng hóa này không nằm trong phạm vi hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp đó.
1.2. Hóa đơn hợp lệ:
- Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ, hóa đơn phải đảm bảo đủ nội dung và chỉ tiêu, yêu cầu ghi trên hóa đơn như:
+ Ghi rõ ngày, tháng, năm lập hóa đơn, họ tên người mua, người bán, địa chỉ Công ty mua bán, mã số thuế, hình thức thanh toán bằng tiền mặt (Nếu trả bằng tiền mặt), chuyển khoản (Nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng).
+ Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền, thuế suất, thuế GTGT (Nếu có) và tổng tiền thanh toán trên hóa đơn.
+ Phải có chữ ký của người mua, người bán, chữ ký của Giám đốc, nếu không có chữ ký của Giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo ở bên phía góc trái của hóa đơn.
- Hóa đơn được lập phải theo đúng nguyên tắc yêu cầu của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 03 năm 2014.
1.3. Hóa đơn hợp lý: Khi nói đến tính hợp lý là nói đến chi phí hợp lý, chi phí của những hóa đơn hợp pháp, hợp lệ vẫn chưa đủ mà phải có cả tính hợp lý của hóa đơn. Nội dung trên hóa đơn phải đúng và phù hợp với nội dung kinh doanh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi được cấp giấy phép hoạt động của Doanh nghiệp.
2. Chứng từ ngân hàng
- Giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc (Nếu trường hợp chuyển điện tử phải có xác nhận chuyển internet banking).
- Giấy báo có: Giấy báo có nộp tiền vào tài khoản hoặc các phiếu hạch toán nộp tiền vào tài khoản của nhân viên Công ty, hoặc là phiếu chuyển tiền của khách hàng.
- Phiếu hạch toán ngân hàng gồm:
+ Sổ phụ ngân hàng.
+ Sao kê ngân hàng.
- Các chứng từ ngân hàng thường phát sinh các khoản giao dịch mua bán hoặc các giao dịch khác liên quan qua ngân hàng của Doanh nghiệp.
3. Các chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước (Qua nộp thuế điện tử hoặc qua nộp bằng tiền mặt vào kho bạc).
- Thuế TNDN (Khi phát sinh số thuế phải nộp của quý, của năm).
- Thuế GTGT (Khi phát sinh của tháng, quý phải nộp).
- Thuế TNCN (Khi phát sinh của tháng, quý, năm phải nộp).
II. Bước 2: Nhập chứng từ vào sổ phản ánh thông qua các bút toán
Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Các chứng từ hóa đơn, ngân hàng, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, bảng lương, bảng khấu hao, bảng phân bổ,… sẽ được định khoản vào các tài khoản liên quan lên sổ kế toán.
Lưu ý phần định khoản:
- Hóa đơn mua vào của Doanh nghiệp sản xuất có thể mua về nhập kho hoặc là mua về xuất thẳng ra phân xưởng sản xuất. Nếu mua về nhập kho kế toán phải lập phiếu nhập kho NVL hoặc CCDC và nhập các mặt hàng trên phiếu nhập kho vào trong bảng kê phiếu nhập kho. Nếu mua về không có phiếu nhập kho xuất thẳng xuống phân xưởng sản xuất thì kế toán phải làm giấy đề nghị cấp nguyên vật liệu cho phân xưởng sản xuất đó.
- Hóa đơn bán ra của doanh nghiệp thì căn cứ vào liên 3 của hóa đơn để hạch toán vào sổ đồng thời làm căn cứ để lập phiếu xuất kho.
III. Bước 3: Tập hợp chi phí
Là những yếu tố quan trọng trong việc xác định chi phí của Doanh nghiệp:
- Bảng lương: Căn cứ vào Thông tư 03/2015/TT-BLĐTBXH của Bộ LĐTBXH.
- Bảng khấu hao: Căn cứ vào Thông tư 45/2013/TT-BTC.
- Bảng chi phí trả trước.
- Bảng nhập xuất tồn kho, bảng tính giá thành sản phẩm để xác định giá vốn hàng bán, giá vốn NVL, CCDC xuất kho “Giá vốn tính theo phương pháp bình quân cuối kỳ”.
- Các chi phí khác liên quan.
=> Căn cứ vào những chứng từ tập hợp chi phí kế toán tiền hành hạch toán những khoản chi phí đó lên sổ sách theo trình tự như sau:
- Bảng lương
Tính lương phải trả cho nhân viên văn phòng và nhân viên sản xuất
Nợ TK 642
Nợ TK 622/1542
Có TK 334
Trích bảo hiểm
Nợ TK 642
Nợ TK 622/1542
Nợ TK 334
Có TK 338
Khấu trừ thuế TNCN
Nợ TK 334
Có TK 3335
Thanh toán lương cho nhân viên
Nợ TK 334
Có TK 111/112
- Bảng khấu hao TSCĐ
Khấu hao cho bộ phận văn phòng
Nợ TK 642
Có TK 214
Khấu hao cho bộ phận sản xuất
Nợ TK 627/1543
Có TK 214
- Bảng phân bổ
Phân bổ cho bộ phận văn phòng
Nợ TK 642
Có TK 242
Phân bổ cho bộ phận sản xuất
Nợ TK 627/1543
Có TK 242
- Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm
Tập hợp chi phí NVL
Nợ TK 621/1541
Có TK 1521
Có TK 1522
Tập hợp chi phí CCDC và nhiên liệu (Nếu có)
Nợ TK 627/1543
Có TK 1523
Có TK 153
Kết chuyển sang chi phí 154 (Áp dụng cho các DN sử dụng theo TT 200/2014/TT-BTC)
Nợ TK 154
Có TK 621
Có TK 622
Có TK 627
- Nhập kho thành phẩm hoàn thành trong kỳ
Nợ TK 155
Có TK 154
- Tập hợp giá vốn hàng xuất bán thành phẩm
Nợ TK 632
Có TK 155
- Các bút toán kết chuyển
+ Kết chuyển thuế GTGT trong kỳ
Nợ TK 3331
Có TK 133
+ Kết chuyển các khoản doanh thu
Nợ TK 511
Nợ TK 515
Nợ TK 711
Có TK 911
+ Kết chuyển các khoản chi phí
Nợ TK 911
Có TK 632
Có TK 635
Có TK 642
Có TK 811
+ Xác định kết quả kinh doanh (Trong trường hợp doanh nghiệp lãi)
Nợ TK 911
Có TK 421
+ Xác định kết quả kinh doanh (Trong trường hợp doanh nghiệp lỗ)
Nợ TK 421
Có TK 911
