Sắp xếp chứng từ rất trọng đại trong việc quản lý sao lưu và đặc biệt sao cho thuận tiện nhất khi ngành thuế xuống điều tra. Kế toán cần chuẩn bị và sắp xếp:

1. HỒ SƠ KHAI THUẾ NĂM

- Báo cáo nguồn tài chính
- Quyết toán thuế Thu nhập cty
- Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân
QUÝ
- Tờ khai thuế Thu nhập công ty tạm tính
- Báo cáo tình hình dùng chứng từ
- Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân
THÁNG
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN
Nếu là chứng từ đặt in cần có:
- Hợp đồng in chứng từ (kèm biên bản hủy kẽm,biên bản giao nhận chứng từ, thanh lý hợp đồng…)
- Thông báo phát hành chứng từ

CÁC HỒ SƠ KHÁC:

- Giấy phép ghi danh buôn bán
- Tờ khai thuế môn bài
- Mẫu 08 về ghi danh tài khoản ngân hàng
- Mẫu 06 về ghi danh tự nguyện áp dụng phương pháp thuế giá trị gia tăng khấu trừ (đối với DN có doanh thu dưới 1 tỷ năm 2012 đến 2013)
- Giấy xử lý tiền} và bảng kê các khoản nảy sinh và nộp ngân sách nhà nước

2.SỔ KẾ TOÁN : (hình thức nhật ký chung)

- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký thu tiền
- Sổ nhật ký chi tiền
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ cái tài khoản: tất cả các TK nảy sinh
- Sổ chi tiết tài khoản
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi tiết kiệm (chi tiết từng ngân hàng)
- Bảng trích khấu hao tài sản cố định
- Thẻ tài sản cố định
- Bảng phân bổ CCDC
- Bảng chi tiết nhập xuất tồn sản phẩm
- Thẻ kho
- Sổ chi tiết công nợ phải thu
- Sổ chi tiết công nợ phải trả
- Biên bản đối chiếu công nợ đến kết thúc năm nguồn tài chính
- Sổ chi tiết tiền vay
Các sổ khác dựa vào yêu cầu quản lý của DN

3. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN:

Chứng từ gốc mua về (chứng từ lấy về từ 20 triệu trở lên kẹp với ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt), bán ra xếp dựa vào thứ tự kê khai của tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Ngoài ra chứng từ mua về, bán ra phô tô để kẹp với các chứng từ khác :
- Phiếu thu: kẹp với liên 3 của chứng từ GTGT, cuống séc rút tiền TK ngân hàng và các chứng từ liên quan khác…
- Phiếu chi: kẹp với chứng từ mua về, giấy xử lý tiền} vào TK ngân hàng, đề nghị tạm ứng và các chứng từ liên quan khác
- Phiếu nhập kho (sản phẩm): kẹp với chứng từ lấy về là sản phẩm
- Phiếu xuất kho (sản phẩm): kẹp với chứng từ bán ra liên 3
- Phiếu kế toán khác
- Bảng kê thu mua sản phẩm không có chứng từ 01/TNDN
- Sổ phụ tài khoản ngân hàng
(Tất cả các phiếu đều được đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn)

4. HỒ SƠ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG:

- Hồ sơ của người lao động
- Hợp đồng lao động
- Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương…
- Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lương
- Đăng ký giảm trừ gia cảnh
- Bảng cam kết 23/CK-TNCN giả dụ có HĐLĐ dưới 3 tháng mà không khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- Bảng ghi tên mã số thuế cá nhân cho người lao động
- Bảng thông tin bảo hiểm và chứng từ xử phạt tiền BH

5. HỢP ĐỒNG:

- Hợp đồng mua về
- Hợp đồng bán ra
- Tờ khai hải quan (nếu như có sản phẩm xuất khẩu).
- Hồ sơ dự toán quyết toán công trình kèm dựa vào bản photo các chi phí liên quan (giả dụ là DN triển khai)
- Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu.

Tùy dựa vào thực trạng của mỗi đơn vị mà có thêm các số liệu} chứng từ khác

Bạn sắp xếp sao cho khi quyết toán Cán bộ thuế hỏi đến cái gì là có thể biết ngay nó ở đâu và kiếm được một cách nhanh nhất!
Đây là một số kinh nghiệm cá nhân của mình, chia sẻ cùng các các bạn!