Văn phòng ảo là gì? Văn phòng ảo (Virtual Office) là dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh giúp tiết kiệm 90% chi phí và tăng 800% hiệu quả.
Trong những năm gần đây, cụm từ “văn phòng ảo là gì” không còn quá xa lạ với người Việt Nam. Thế nhưng ít ai hiểu rõ được thật sự văn phòng ảo là gì và mục đích để sử dụng văn phòng ảo là gì. Vì vậy bài viết này với tiêu đề: kinh nghiệm thuê văn phòng ảo nhằm mang đến cho mọi người những nhận xét chân thật, khách quan và những kiến thức giúp ích cho nhiều công ty / doanh nghiệp.
Văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu được các tiện ích như một văn phòng thực tế như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,….
văn phòng ảo là gì
Đối với các doanh nghiệp/ tư nhân mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh, trong môi trường cạnh tranh đầy cam go, khắc nghiệt này, họ buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động công ty của mình. Thế nhưng, những doanh nghiệp/tư nhân này chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn.
Vì vậy, phương án thuê văn phòng ảo giúp họ không còn băn khoăn về việc đầu tư vốn của mình nữa. Họ không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng dài hạn trong một thành phố xa hoa như Sài Gòn, các doanh nghiệp/ tư nhân vẫn có thể thuê văn phòng ảo với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người. Cho nên đây được xem như là một giải pháp tuyệt vời giúp các công ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí.
Mô hình Văn phòng ảo có thể phù hợp cho nhiều đối tượng khác nhau:
Các công ty vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí
Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp.
Các chuyên viên tư vấn và các nhóm dự án
Các công ty lớn muốn có thêm chi nhánh có thể thuê để đặt địa chỉ kinh doanh.
Các công ty nước ngoài muốn thuê để làm văn phòng đại điện
1. Tính hợp pháp văn phòng ảo là gì?
Luật Doanh nghiệp định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định:”Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo hoạt động mạnh.
2. Ý kiến của các chuyên gia về dịch vụ văn phòng ảo là gì?
Theo Sở Kế hoạch và đầu tư TP HCM cho biết, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai địa chỉ trụ sở khi đăng ký kinh doanh vì Sở không thể kiểm tra xem hình dáng trụ sở ra sao, cũng không có lý do để từ chối cấp phép sử dụng địa chỉ “văn phòng ảo”, và không quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu trụ sở.
Quyền Viện trưởng Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế trung ương nói thêm việc phát sinh các mô hình mới là tiến triển của một xã hội hiện đại. Dù văn phòng thật hay “văn phòng ảo” thì pháp nhân vẫn còn có con người là thật. Có người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm về hoạt động doanh nghiệp. Cơ quan quản lý chỉ cần tìm cách quản lý con người là được.
Giám đốc Viện nghiên cứu kinh tế ứng dụng lại cho rằng, không nhất thiết phải bổ sung quy định mới cho mô hình văn phòng ảo. Thời điểm này cũng không có thông tư, nghị định nào không cho phép DN kinh doanh ở “văn phòng ảo”… Đồng thời luật không quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc và nơi làm việc phải có diện tích tối thiểu bao nhiêu mét vuông. Nghĩa là loại hình này được quyền hoạt động bình thường. Cơ quan Nhà nước lấy lý do “luật chưa quy định” để làm khó nghĩa là cơ quan đó lạc hậu, đi chậm hơn so với thực tiễn cuộc sống.
Một số chuyên gia pháp luật kinh tế nhận xét, hiện việc cho thuê văn phòng ảo là không trái pháp luật. Do đó, nếu cho rằng việc tồn tại mô hình “văn phòng ảo” sẽ gây trốn thuế, gây ra tình trạng lợi dụng mua bán hóa đơn thì cơ quan quản lý phải chứng minh bằng số liệu thực tế. Nếu chúng ta vì lo sợ “văn phòng ảo” gây ra khả năng trốn thuế mà từ đó siết quy định về trụ sở đối với mô hình “văn phòng ảo” thì chưa đủ sức thuyết phục và có thể ảnh hưởng đến những doanh nhân chân chính.
Văn phòng “ảo” hay “thật” không quan trọng bằng việc DN hoạt động như thế nào. Do đó, vấn đề cốt lõi là quản lý con người chứ không phải quản lý trụ sở.
Nhưng có một quy định mang tính chính thống cũng là điều cần thiết, vì nó gạt bỏ được những nghi ngại của cơ quan quản lý. Điều này hoàn toàn phù hợp với tinh thần cởi mở mà dự thảo Luật doanh nghiệp sửa đổi đang hướng tới.
Lợi ích của văn phòng ảo là gì?
Với những thuận lợi và tiện ích mà văn phòng ảo mang lại, nhiều công ty đã bắt đầu có cái nhìn thiện cảm với từ khóa này và tin tưởng sử dụng cho hoạt động kinh doanh của họ. Nhiều nhận xét chủ quan, tiêu cực cũng có nhưng hầu hết là tích cực của đại đa số khách hàng. Một số nhận xét của khách hàng khi đến với dịch vụ là :
Tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với khi thuê văn phòng dài hạn.
Được trang bị đầy đủ trang thiết bị như : bàn, ghế, tủ, hồ sơ, sách, máy lạnh, wifi, máy nước nóng/lạnh, điện, nước, số di động, số fax riêng để tiện cho việc liên lạc,..
Các công ty cho thuê văn phòng ảo thường có cơ sở ở những quận trung tâm nên thuận lợi cho việc giao dịch, trao đổi thông tin với khách hàng.
Các thông tin được bảo mật tuyệt đối nên khách hàng không lo sợ bị mất hoặc lộ tài liệu mật của mình.
Địa chỉ, số điện thoại, số fax, hồ sơ có tính ổn định cao nên công ty/ doanh nghiệp có thể yên tâm thuê văn phòng ảo trong thời gian dài.
Nếu có ý định sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, bạn cần chú ý các điểm sau
Tìm hiểu thật cẩn thận công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Vì đây là một dịch vụ chưa có quy định thật sự rõ ràng nên việc bạn chọn một công ty uy tín là rất cần thiết. Tốt nhất bạn nên tìm đến các công ty lâu năm và là thương hiệu top 1 thị trường văn phòng ảo.
Hiểu thật chính xác những gì nhân viên tư vấn truyền đạt. Nếu bạn không hiểu hoặc thắc mắc bất kỳ điểm nào về dịch vụ thì phải hỏi rõ ngay.
Hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước. Mặc dù là một địa chỉ giao dịch gián tiếp, tuy nhiên thông tin về doanh nghiệp và chủ sở hữu là thật. Nên việc thực hiện đầy đủ các quy định của Pháp luật là nghĩa vụ cần phải được thực hiện.
Nếu bạn đang mong muốn phát triển công việc kinh doanh của mình và cần một văn phòng để ký hợp đồng, tư vấn, giao dịch với khách hàng quả thật là một lựa chọn tuyệt vời.
Điều kiện cần giữu bên thuê và bên cho thuê văn phòng ảo
Có nhiều người thắc mắc văn phòng ảo là gì? Hoạt động như thế nào?… Giải đáp: Văn phòng ảo là hình thức thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh với mục đích giao dịch dân sự (khách hàng, đối tác). Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo cũng giống như thuê văn phòng bình thường nên cần đáp ứng đủ các điều kiện trong hợp đồng thuê và mục đích kinh doanh dựa vào Bộ luật Dân sự 2005.
Bên thuê văn phòng
Theo luật định của Việt Nam, người thuê có quyền lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng phù hợp với nhu cầu của họ. Dựa vào pháp luật quy định về lập hợp đồng cho thuê văn phòng, đối tượng là các cá nhân đang làm việc văn phòng hoặc thuê văn phòng từ các đơn vị cho thuê không cần phải làm hợp đồng công chứng hay chứng thực.
Tuy nhiên, để nâng cao tính hợp pháp của hợp đồng thuê văn phòng, bảo vệ quyền và lợi ích của đôi bên và mối giao dịch hợp tác này thì bên thuê sẽ phải đi công chứng hợp đồng thuê văn phòng của mình.
Bên cho thuê văn phòng
Dựa vào khoản 2 của Điều 10 Luật Kinh doanh bất động sản 2014 và Điều 5 Nghị định 76/2015/NĐ-CP, bên hộ gia đình, cá nhân, tổ chức cho thuê nhà ở làm văn phòng không phải thành lập doanh nghiệp:
Cá nhân, tổ chức và hộ gia đình cho thuê văn phòng nhưng không phải do đầu tư kinh doanh vào lĩnh vực bất động sản. Trường hợp ngược lại, nếu các đối tượng này đầu tư kinh doanh bất động sản với dự án có tổng mức phí đầu tư không qua 20 tỷ đồng và chưa tính tiền sử dụng đất.
Cá nhân, tổ chức và hộ gia đình đầu tư xây dựng nhà ở để kinh doanh dịch vụ cho thuê.
Cá nhân, tổ chức và hộ gia đình sử hữu bất động sản và cho người khác thuê để kinh doanh.
Với hoạt động quy mô nhỏ và không thường xuyên thì không cần mở công ty, thành lập doanh nghiệp kinh doanh bất động sản và cũng phải kê khai nộp thuế theo đúng luật định đưa ra.
Dựa vào khoản 1 Điều 10 Luật Kinh doanh bất động sản 2014, với các cá nhân, tổ chức và hộ gia đình thành lập công ty về kinh doanh bất động sản cần phải đáp ứng những điều kiện sau:
Thành lập doanh nghiệp kinh doanh ngành bất động sản
Có vốn điều lệ ít nhất 20 tỷ đồng trở lên
Đăng ký kinh doanh lĩnh vực ngành bất động sản
Nội dung hợp đồng khi thuê văn phòng ảo
Để thực hiện giao dịch thuê văn phòng ảo giữu người thuê và người cho thuê văn phòng ảo thì cần lập văn bản Hợp đồng cho thuê và ghi đầy đủ thông tin, rõ ràng chi tiết của đôi bên một cách chính xác.
Trong hợp đồng thuê văn phòng ảo gồm những nội dung sau đây:
Cung cấp đầy đủ thông tin của người cho thuê và người thuê, gồm:
– Họ và tên
– Địa điểm / Trụ sở
– Số điện thoại/ Fax/ Email
– Mã số thuế/ Tài khoản số
– Số căn cước công dân/ số chứng minh nhân dân/ Hộ chiếu
– Người đại diện pháp luật/ Chức vị
Đối tượng văn phòng ảo
Mục đích thuê văn phòng ảo
– Địa chỉ văn phòng
– Diện tích văn phòng
– Mục đích sử dụng
Chi phí thuê văn phòng, phí dịch vụ khác,…
Thời gian thuê văn phòng
Phương thức thanh toán và số tiền cọc, thời hạn thanh toán
Điều kiện thời hạn thuê văn phòng
Trường hợp cho người khác thuê lại (nếu có)
Quyền và nghĩa vụ của đôi bên tham gia trong hợp đồng thuê
Trách nhiệm thực hiện khi vi phạm hợp đồng
Phương thức giải quyết tranh chấp nếu có vấn đề giữu đôi bên
Đối với một số doanh nghiệp thực hiện các thủ tục như vậy rất phức tạp và không có thời gian. Chính vì lý do này, TVC đã có đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp hỗ trợ các doanh nghiệp về các thủ tục giấy tờ thuê văn phòng và hoàn toàn miễn phí.
Dịch vụ văn phòng ảo ở đâu uy tín giá rẻ?
Dịch vụ văn phòng ảo hiện nay ở đâu cũng có từ Bắc vào Nam. Bạn chỉ cần lên google tìm kiếm văn phòng ảo là sẽ ra hàng nghìn kết quả cho bạn lựa chọn. Nhưng các bạn có thắc mắc là nên chọn dịch vụ văn phòng ảo cho thuê này ở đâu là tốt nhất, uy tín chuyên nghiệp và giá rẻ nhất hay không? Nếu có thì hãy theo dõi tiếp phần tiếp theo sẽ rõ.
TVC có tên không còn quá xa lạ gì trong giới văn phòng ảo. Chắc hẵn rất nhiều người biết và đã sử dụng qua. Các bạn chỉ cần lên google tìm kiếm thì TVC đã có trên mọi trang 1 trong các ô tìm kiếm.
TVC với 9 năm kinh nghiệm trang bị cho mình đội nhân viên chăm sóc đầy kinh nghiệm và có lễ tân có thể phục vụ và hỗ trợ bạn tốt nhất trong suốt quá trình làm việc. Chúng tôi xin cam đoan là nếu sử dụng dịch vụ ở đây thì mọi người sẽ hài lòng.
Lợi thế của Văn phòng ảo TVC
Thứ nhất: vị trí địa lý, từ đường Điện Biên Phủ Bình Thạnh có thể di chuyển tới trung tâm thành phố chỉ 5 phút.
Thứ hai, địa chỉ văn phòng ảo của TVC đẹp về cơ số, cũng như đẹp về phong thủy. Nên khi chọn TVC bạn sẽ chiếm được may mắn trong khi làm ăn.
Thứ ba, TVC là một doanh nghiệp hoạt động lâu năm về pháp lý và thuế nên có thể hỗ trợ các doanh nghiệp mới trong vấn đề này.
Thứ tư, văn phòng ảo TVC còn tích hợp đầy đủ các tiện ích để các doanh nghiệp họat động như bộ phận tiếp tân, sảnh tiếp khách, phòng họp, bàn làm việc, máy in, máy fax, máy photocopy,…
Những kinh nghiệm mà những công ty/ doanh nghiệp trước đó đã trải nghiệm cho ta thấy đây quả thật là một phương án tối ưu để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho mọi người. Hãy ngay lập tức thuê một văn phòng ảo để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình ngày càng phát triển nhé.
Lý do nên thuê văn phòng ảo tại TVC?
Cái tên TVC đã có mặt tại thị trường này 9 năm, nếu mọi người đã sử dụng dịch vụ văn phòng ảo lâu năm thì không thể không biết đến TVC. Vậy lý do vì sao TVC lại có thể phát triển bền bỉ, ngày càng có nhiều chi nhánh trên toàn TPHCM và đặc biệt là có thêm nhiều dịch vụ mới như VĂN PHÒNG ẢO TRỌN ĐỜI, nhượng quyền thương hiệu thì chỉ qua các yếu yếu sau:
TVC với 9 năm kinh nghiệm trong ngành chưa bao giờ bị khách hàng phàn nàn về dịch vụ của mình từ cái nhỏ nhất
TVC với đội nhân viên sale, lễ tân, pháp lý, marketing phải nói là cực kỳ chuyên nghiệp và dày dặn kinh nghiệm có thể hỗ trợ khách hàng bất cứ vấn đề gì khi mọi người cần.
TVC được phát triển đến hiện nay được nhiều người tin dùng là do sự uy tín, rõ ràng của mình.
Và điều đặt biệt là TVC có giá rẻ và có nhiều chính sách tốt cho khách hàng.
Nếu còn gì thắc mắc về dịch vụ văn phòng ảo là gì thì còn chần chờ gì nữa mà không liên hệ ngay với bộ phận tư vấn TẠI ĐÂY để được giải đáp thắc mắc 1 cách chi tiết và chính xác nhất.
