Chi phí tiền lương là một trong những khoản chi phí chiếm tỷ trọng khá lớn đối với một doanh nghiệp. Nhiều trường hợp do kế toán chuẩn bị hồ sơ chưa chặt chẽ dẫn đến vấn đề khi quyết toán một số chi phí tiền lương trong tổng phần lương của doanh nghiệp bị cơ quan thuế gạt bỏ mà không giải trình được. Vậy để chi phí tiền lương được coi là hợp lý, kế toán cần chuẩn bị các giấy tờ sau.
Thứ 1: Để đưa chi phí tiền lương, thưởng, phụ cấp vào chi phí hợp lý thì cần:
- Hợp đồng lao động
- Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp (hoặc thoả ước lao động tập thể ...)
- Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương)
- Chứng minh thư phô tô.
- Bảng chấm công hàng tháng.
- Bảng thanh toán tiền lương.
- Thang bảng lương do DN tự xây dựng.
- Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hang.
- Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN) bạn nhớ là Tất cả phải có chữ ký đầy đủ của các NV.
- Tờ khai thuế TNCN tháng, quý nếu có phát sinh
- Tờ khai Quyết tóan thuế TNCN cuối năm
-Các chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có)
- Sổ BHXH (nếu có)
- Bản khai trình việc sử dụng lao động khi mới bắt đầu hoạt động (Ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT–BLĐTBXH)
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động Mẫu số 07 (Ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT–BLĐTBXH)
Thứ 2: Đối với những lao động thời vụ, thử việc cần có thêm:
- Phải khấu trừ thuế TNCN 10% trước khi trả thu nhập cho những lao động thời vụ nếu thu nhập từ 2 triệu /lần hoặc tháng. (Nếu < 2 triệu thì không cần khấu trừ).
- Nếu không muốn khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có Bản cam kết mẫu 02/CK–TNCN theo Thông tư 92). Chú ý: Cá nhân làm bản cam kết 02 thì chỉ có thu nhập tại 1 nơi và đã có MST tại thời điểm làm cam kết (Nếu có thu nhập 2 nơi thì phải khấu trừ 10% thuế TNCN)
- Nếu là người nước ngoài (không phải là cá nhân cư trú) thì khấu trừ 20% thuế TNCN
Thứ 3: Đối với hợp đồng giao khoán cần thêm:
- Hợp đồng giao khoán
- Biên bản bàn giao
- Biên bản nghiệm thu.
- Hóa đơn hoặc chứng từ khấu trừ thuế TNCN của những cá nhân nhận giao khoán
- Chi phí tiền lương hợp lý thì phải gồm những giấy tờ gì?
-Chi phí tiền lương hợp lý thì phải gồm những giấy tờ gì?
Ngoài ra tôi còn 1 số kinh nghiệm kiểm tra về tiên lương đó là:
Bạn kiểm tra số dư Nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư Nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh.
Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca)
Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ ( bảo hiểm) + tạm ứng
Tổng Số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh.
Bạn kiểm tra xem số liệu trên bảng lương đã khớp với số liệu trên TK Thuế TNCN chưa (Phần Thu Nhập Chịu Thuế)?
Bạn xem phần danh sách, tên tuổi đã khớp giữa bảng lương với tên tuổi trên tờ khai QT Thuế TNCN chưa?
Kiểm tra hợp đồng lao động đã đầy đủ chưa?
Các khoản thu nhập + phụ cấp trên bảng lương đã quy định cụ thể trong HĐLĐ chưa? Nếu chưa phải làm phụ lục HĐLĐ đưa hết vào trong HĐLĐ các khoản lương, thưởng, phụ cấp rõ ràng nhé.
Ví dụ: Lương bao nhiêu đ/tháng? phụ cấp A bao nhiêu đ/tháng? phụ cấp B bao nhiêu đồng/tháng...phải cụ thể số tiền, cụ thể khoản phụ cấp, trợ cấp. |
