Hóa đơn GTGT là một trong những loại hóa đơn quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp thuộc ngành thương mại, dịch vụ, xây lắp, xây dựng,… Loại hóa đơn này đòi hỏi tính chính xác cao và những nguyên tắc nhất định khi viết, nhằm đảm bảo phù hợp, không làm trái quy định Bộ tài chính. Sau đây là bản hướng dẫn chi tiết cách viết hóa đơn GTGT mới nhất kế toán viên nên tham khảo!

1. QUY ĐỊNH VỀ VIỆC LẬP HÓA ĐƠN GTGT

• Ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.
• Đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không được tẩy xóa, sửa chữa;
• Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ;
• Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên
  chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
• Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải
  được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
• Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

2. MỘT SỐ ĐIỂM LƯU Ý TRƯỚC KHI VIẾT HÓA ĐƠN GTGT

2.1 Thời điểm lập hóa đơn

•  Đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì lập hóa đơn là ngày thu tiền.
• Đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình hạng mục công trình, khối lượng xây dựng lắp đặt hoàn thành phân biết đã thu được tiền hay chua thu được tiền.

2.2 Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT

• Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao hồm cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá treinfh sản xuất).
• Nội dung trên hóa đơn phải đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ sô và chữ viết phải liên tục, không được ngắt quãng, không được viết hoặc in đè lên chữ in sẵn hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.
• Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn pahri được thống nhất liên hóa đơn có cùng một số.
• Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn. 

3. CÁCH VIẾT HÁO ĐƠN GTGT

3.1 Cách viết ngày tháng năm

•  Đối với hóa đơn lần đầu là ngày chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
•  Đối với hóa đơn điều chỉnh, hàng bán bị trả lại… là ngày hiện tại. Thông thường sẽ trùng với ngày lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai, là ngày trả lại hàng hóa.

• Dòng “Họ tên người mua hàng” Phần này bạn cần ghi đầy đủ họ và tên người mua. Trong trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn thì ghi là: “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”
• Dòng “Tên đơn vị”: ghi tên công ty của khách hàng theo đúng như tên giấy phép đăng ký kinh doanh.
• Dòng “Mã số thuế”: Viết mã số thuế của công ty đó
• Dòng “Mã số thuế”: Viết mã số thuế của công ty đó
• Dòng “Địa chỉ”: ghi địa chỉ đăng ký kinh doanh.

3.3.Viết bảng kê chi tiết hàng háo bán ra

Cột số thứ tự: Ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa mà người mua hàng đến mua.

Cột Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi chi tiết, cụ thể tên hàng hóa mà bạn bán ra (tên, mã, kí hiệu của hàng hóa).

Lưu ý:

• Nếu có quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá.
• Các loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hoá đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.
• Các trường hợp là hoá đơn điều chỉnh: Thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót, tăng, giảm của hoá đơn số bao nhiêu, ký hiệu, ngày tháng năm.
  

Cột đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa mà mình bán ra

• Cộng tiền hàng: Là tổng số tiền ở cột thành tiền .
• Thuế suất thuế GTGT: Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ (hiện tại có 3 mức là: 0%, 5%, 10%,).
• Nếu là hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, được miễn thuế GTGT thì chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất thuế GTGT không ghi và gạch bỏ (\).
• Nếu là hàng thuế suất 0% thì viết là "0"
• Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của dòng “Cộng tiền hàng” và “Tiền thuế GTGT”.
• Số tiền viết bằng chữ: Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”
  
  

Lưu ý: 

•  Không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT
• Đồng tiền trên hóa đơn là đồng tiền Việt Nam. Trường hợp thu ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
• Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

3.5 Phần ký tên